Foire aux questions (FAQ) de l'outil Viesion

Merci d'adresser vos demandes à viesion@herault.fr et uniquement à cette adresse mail dédiée !
Plusieurs agents assurent un relais pour vous répondre dans les meilleurs délais, c'est pourquoi nous vous prions de centraliser vos demandes à cette adresse
Merci de joindre des captures d'écran à vos demandes

Vous ne pouvez plus créer les allocataires, les profils étant fermés depuis jeudi 28 juillet.
Tous les matins, nous recevons des listes d’allocataires à affecter à chaque structure, dans les collaborateurs fictifs « Secrétariat » Dans cette fiche à télécharger ci-dessous, on vous détaille 3 façons de retrouver les allocataires que l'on vous affecte.

3 façons de chercher ses allocataires affectés

Chaque matin, nous avons donc besoin d’un petit délai pour les traiter et les affecter à chaque structure, voire pour créer l’allocataire avant toute chose.
S’il y a une urgence (réception de l’allocataire dans la journée ou le lendemain), merci de nous adresser la FIO pour qu’on le créé/l’affecte en priorité. Cependant, les urgences devraient être à la marge, la plupart du temps on aura affecté les allocataires dans les temps sur vos portefeuilles.

Deux causes :

• vous ne vous êtes pas positionné en tant que référent d’étape dans son dossier avant la fermeture des profils, il n’est donc pas dans votre population
• vous l’aviez fait, mais vous avez supprimé votre affectation, et il est sorti de votre population

Contactez-nous pour qu’on vous le réaffecte

Alerte et raccourci d'alerte

Recherche personnalisée en favori

Il s’agit là des fiches de parcours que vous éditez à partir des modèles de fusion directement depuis le bilan de l’allocataire sous Viesion

Viesion permet d’éditer le(s) bilan(s) de contrat d’objectifs (BCO). Il n’est plus nécessaire de télécharger via RSActus34 ces fiches de liaison. À chaque édition de BCO, le document reprendra l’historique des données saisies dans Viesion (c’est-à-dire depuis l’entrée de la personne en accompagnement).

Le bilan de la phase d’accueil de l’accompagnement intégré n’est pas envoyé aux conseillers RSA et au référent unique. Ce document permet simplement d’établir et clarifier entre l’OC et l’allocataire les objectifs et modalités de l’accompagnement intégré.

Édition fiche de bilan d'un contrat d'objectifs via Viesion

Comment cocher une case dans un modèle de fusion VIESION ?

Il est impératif que vous saisissiez les bilans au fil de l’eau et pas seulement au moment où la personne quitte votre structure.

Sur Viesion, vous devez alimenter la rubrique du Bilan lié à l’accompagnement dès l’entrée du bénéficiaire dans la structure.

Cette rubrique bilan contient à la fois des éléments relatifs au suivi de la convention et des éléments qui relèvent du BCO.
En cas de renouvellement de contrat, le bilan édité à l’issue du deuxième contrat, reprendra tout ce qui a été fait au cours du contrat initial et du contrat de renouvellement
Le BCO devient donc cumulatif des informations liées à la totalité de l’accompagnement mis en place, et non au seul contrat qui vient d’être signé

C’est bien le principe d’un bilan de l’accompagnement thématique qui est posé et non du contrat unitaire. Ce principe répond à la logique de structuration des nouvelles logiques d’action, découpées en phase temporellement bornées et identifiées mais devant être lues comme un tout, afin d’éviter un « découpage » de la lecture des actions réalisées lors de l’accompagnement.

Vous faites donc un bilan par étape, et non par contrat.

Il s’agit des trames que vous allez remplir à l’aide des modes opératoires ci-dessous et des rapports que vous allez télécharger dans la rubrique Infocentre > Générateur de rapports.
Vous aurez systématiquement deux types de rapports : le rapport de la convention en cours et le rapport de la convention précédente

Mode opératoire Troncs communs 1 à 4

Mode opératoire Tronc commun 5

Mode opératoire Tronc commun 6

Mode opératoire Tronc commun 7

Mode opératoire Tronc commun 8

Mode opératoire Tronc commun 9

Mode opératoire Tronc commun 10

Mode opératoire Tronc commun 11

Trame tableaux bilans - AI

Trame tableaux bilans - MOC

Mode opératoire Indicateur spécifique MOC Préconisations

Trame tableaux bilans - C PARTI (agri)

Trame tableaux bilans - C PARTI (hors agri)

Mode opératoire Indicateur spécifique - Taux de personnes en suivi post-création avec un résultat d’activité - 1500 €, 3500 €, 6000 €

Mode opératoire Indicateur spécifique C PARTI création structuration

Trame tableaux bilans - TEST

Mode opératoire Indicateur spécifique TEST Eval diagnostic projet

Mode opératoire Indicateur spécifique TEST Insertions durables et mises en parcours

Mode opératoire Indicateur spécifique TEST Suivi en test activité

Trame tableaux bilans - MOS

Trame tableaux bilans - PSME

Mode opératoire Indicateur spécifique MOS & PSME Préconisations

Depuis la fermeture des profils, intervenue le 28 juillet 2022, seuls les collaborateurs de votre structure ont accès à vos suivis, et vous avez accès aux leurs. Ce paramétrage permet de prendre le relais des collaborateurs absents pour le suivi des allocataires.

Les documents de formation sont téléchargeables dans l’entête de cette rubrique et ici :

ViESION - Guide utilisateur

ViESION - Mémento

Essentiels à saisir sous Viesion

Viesion - Agenda, fiche explicative

Pour des raisons de sécurité, le lien a une durée limitée.
Pour le relancer, il est également possible d’utiliser le lien « J’ai oublié mon mot de passe » situé sous le module de connexion.

L’ensemble des personnels des organismes conventionnés concernés ont bien reçu leurs identifiants et codes de connexion.
Nous vous invitons à vérifier votre outil de protection contre les spams qui considèrent les envois automatiques (données de connexion) et les envois groupés (reprise de données) comme indésirables.
Aussi merci de vérifier vos dossiers de quarantaine ou de mails indésirables, et/ou de vous rapprocher de votre administrateur informatique avant toute tentative d’envoi de nouveaux identifiants.

Oui, il est nécessaire de nous prévenir de vos mouvements de personnel à l'adresse viesion@herault.fr ce qui vous permettra de demander une nouvelle licence pour un autre collaborateur.

Les rapports édités via l'Infocentre > Générateur Rapport font remonter uniquement les données des allocataires pour lesquels des dates réelles ont été rentrées au niveau de l’étape.
Les rapports permettent aussi de contrôler que toute sortie a bien un motif de sortie rattaché
Le rapport "Entretien" fait remonter tous les entretiens réalisés par les différents référents d’étapes. Attention, chaque entretien doit être rattaché à l'étape concernée (rubrique planning). Si ce rattachement n'est pas fait au moment de la saisie de l'entretien, il ne remontera pas dans le rapport « Entretiens ».

Pour vous permettre de disposer d’un tableau récapitulatif des suivis saisis sous Viesion vous pouvez procéder à une extraction, en suivant pas à pas la fiche ci-jointe

Fiche technique Infocentre Rapports

Viesion - Comment consulter et éditer mes suivis ?

Viesion - Comment éditer la liste des entretiens pour un allocataire ?

Pour disposer de données statistiques sur le profil des allocataires en suivi vous pouvez accéder à la liste des bénéficiaires.
Pour cela, 2 chemins d'accès possibles :

1. Utiliser le rapport « Liste des bénéficiaires », que vous trouverez dans Infocentre > Rapports
2. Aller dans Gestion > Bénéficiaire > « Éditer la liste des bénéficiaires » en bas à droite
Ce sont deux méthodes qui donnent le même tableau, et celui-ci ainsi obtenu propose :

• en colonne H, le « sexe » des allocataires,
• en colonne G, l’âge,
• en colonne I, le niveau de qualification.

Tous ces rapports étant téléchargeables en format Excel, ils vous permettent de faire des filtres, des sommes et des moyennes

Oui, mais prochainement elles seront mises à jour avec les flux des organismes payeurs. Lorsque l'allocataire change d'adresse, invitez-le à faire le changement auprès de la CAF, l’adresse se mettra à jour avec les flux des organismes payeurs

Il est normal que vous n'ayez pas la main pour modifier les coordonnées de la structure, merci de nous envoyer quelles sont les modifications à effectuer par retour de mail à viesion@herault.fr

Il n’est pas possible dans la gestion des entretiens sous VIeSION de sélectionner « une phase » particulière de l’action.
Cependant, cette identification peut être faite dans l’espace de commentaire (synthèse) que vous pourrez donc renseigner en synthèse d’entretien.

Au niveau de l’étape vous avez la possibilité de renseigner l’origine de l’orientation de l’ARSA (RU, CAF, PDI, etc.), mais pas l’organisme prescripteur.

Vous ne pouvez pas modifier les caractéristiques proposées, elles ont été reprises à isopérimètre des TaSSOCs. Si vous ne les trouvez pas dans les caractéristiques de l'étape, c'est qu'elles figurent dans la fiche.
Si ce sujet vous pose des difficultés, et que vous ne trouvez pas une caractéristique mentionnée dans l'ancien TaSSOC, vous pouvez nous la faire remonter à viesion@herault.fr, pour que l'on puisse vous guider.

C’est seulement pour valoriser ces caractéristiques dans votre accompagnement, si vous avez aidé l’allocataire dans des démarches en ligne, ou si vous lui avez proposé une offre d’emploi ou de formation que vous avez vue sur RSActus.
RSActus34 demeure un site dédié aux professionnels de l’insertion, vous ne devez pas demander à l’allocataire de s’y inscrire.

C’est seulement pour valoriser ces caractéristiques dans votre accompagnement, si vous avez parlé des comités participatifs à l’allocataire et lui avait proposé d’y participer, ou s’il exerce une activité bénévole.

Il est nécessaire de conserver l'historique des caractéristiques déjà présentes sous Viesion, on vous explique comment faire dans la fiche à télécharger ci-dessous.

Modification des caractéristiques avec conservation de l'historique

Pour tout arrêt d’accompagnement pour atteinte des objectifs, dans la rubrique étape en motif de fin d'étape il faut sélectionner : « fin prévue d'accompagnement conventionné ».

Pour toute question fermée dont les réponses sont des coches « Oui/NC/Non », voici l’interprétation à retenir :

• Oui : évoqué, traité…
• NC : non évoqué
• Non : l'allocataire n'a pas besoin d'être accompagné sur ce sujet (ou il n'est pas concerné)

Procédure de non-entrée dans l'action

Un référent de parcours c’est un référent unique (RU)
Un référent d’étape c’est la personne au sein de votre structure qui accompagne l’allocataire du RSA.

On peut mettre 2 référents d’étape concomitamment.
Concernant le référent de parcours, par contre, il ne peut y en avoir qu’un.
Tous les matins, nous affectons des allocataires du RSA sur les collaborateurs fictifs Secrétariat de chaque structure, vous pouvez laisser le Secrétariat et rajouter le référent d’étape réel, ou retirer le secrétariat pour ne garder qu’un référent d’étape. Mais attention : vous ne devez pas retirer le Secrétariat avant d’avoir affecté le référent d’étape
Si vous retirez le Secrétariat avant qu’une personne de votre structure soit réellement affectée au dossier, il sortira de votre population, vous perdrez le dossier et… vous serez obligé de nous contacter pour qu’on vous le réaffecte !

Il n’y a pas de lien entre le « référent d’étape » indiqué dans la rubrique « Dispositif > Référent » du dossier de l'allocataire et le référent noté spécifiquement sur une étape.
Le « référent d’étape » indiqué dans la rubrique « Dispositif > Référent » ou « Dossier > Référent » représente le référent qui suit l'allocataire pendant un temps donné. C’est cet élément qui permettra de rendre l'allocataire disponible dans le portefeuille du référent : c'est donc une information importante à renseigner
Le référent noté sur une étape est une information facultative qui permet d’identifier la personne qui a mis en œuvre l’étape.
Les deux ne sont pas liés et n’ont pas le même rôle.

Il faut aller dans Gestion > Collaborateurs > Cliquer sur le Secrétariat > Affectation > pensez à filtrer sur « comme référent d'étape » en haut à droite (le filtre est par défaut sur « comme référent de parcours ») : vous trouverez la liste des allocataires que l’on affecte à votre structure
Dans la fiche à télécharger ci-dessous, on vous explique en image, et on détaille également deux autres façons de trouver les allocataires que l'on vous affecte.

3 façons de chercher ses allocataires affectés

Viesion accepte plusieurs référents d’étape : vous pouvez affecter concomitamment le Secrétariat et un référent d’étape de votre structure sur un même dossier d’allocataire.
Si vous préférez retirer le Secrétariat et affecter seulement au dossier un référent d’étape, c’est à votre libre choix, mais attention : vous ne devez pas retirer le Secrétariat avant d’avoir affecté le référent d’étape.
Si vous retirez le Secrétariat avant qu’une personne de votre structure soit réellement affectée au dossier, il sortira de votre population, vous perdrez le dossier et… vous serez obligé de nous contacter pour qu’on vous le réaffecte !

En date d’entrée : le premier entretien prévu, et en date de fin : la date du dernier entretien prévu, ce qui vous permettra de valoriser le temps perdu pour cet allocataire.

Suite à plusieurs interrogations d’opérateurs sur le renouvellement de CER, nous souhaitons vous préciser la procédure de saisie sur VIESion
Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur la fiche Essentiels à saisir.

Essentiels à saisir sous Viesion

Ainsi, lors des renouvellements de CER, vous devez :

• Saisir un nouveau contrat dans l’onglet Contrat (Viesion accepte plusieurs contrats aux dates concomitantes)
• Continuer à travailler sur l’étape existante, c’est en effet la date de fin réelle qu’il faudra positionner lors de la fin d’accompagnement d’ARSA.

Vous ne devez donc pas créer de nouvelle étape car l’accompagnement continue.

Lorsque vous créez une étape, si vous ne remplissez que la date de début prévu, et non la date de début réel, cette étape ne remontera pas dans les rapports
Rappel de procédure :
Il s’agit de saisir dans la partie Parcours > Étapes > la date « début réel » dès envoi de la 1ère convocation pour un entretien.
C’est la date de « Début réel » qui prime sur la date « Début prévu » pour les remontées des allocataires suivis

Pour les allocataires qui ne se présentent pas après relances : vous indiquerez en date de « fin réelle », la date de la deuxième relance sans présentation de l’allocataire. Vous devrez aussi remplir le motif de fin d’étape en choisissant dans le menu déroulant le motif qui convient : « 2- Non entré dans le module : absence au 1er RDV » ce qui vous permettra de valoriser le travail administratif effectué pour cet allocataire finalement non entré dans l’action.

Il n’est pas possible d’enregistrer des suivis allant au-delà de la date de fin de la convention, vous devez enregistrer la date de fin de la convention, par contre vous pouvez dans la zone commentaire indiquer la date prévue de fin d’accompagnement si elle va au-delà de celle de la convention, pour que vous ayez une trace.

Cette date de fin réelle est à remplir quand le dossier a été entièrement complété (rubriques « étapes », « caractéristiques », « difficultés », « bilans ») et que l’allocataire est réellement sorti.

Pour éviter toute modification de paramétrage de l’agenda, le prestataire a désactivé l’option permettant le partage de son propre agenda
Si vous voulez ouvrir votre agenda à d’autres personnes d’autres structures, il faut solliciter l’assistance
Pour vos collègues, le paramétrage reste celui que l’on a demandé : il y a des droits de modification pour toute personne appartenant à votre structure sur votre agenda, car si vous vous absentez pour un moment, il faut que vos collègues puissent assurer le suivi de vos allocataires
Pour les personnes extérieures à votre structure, il n’y pas de droit d’accès, c’est pourquoi vous devrez nous solliciter s’il en faut.

Viesion - Agenda, fiche explicative

Des collaborateurs fictifs « Secrétariat » ont été créés, avec une fonction de référents d’étape, pour nous permettre de positionner les ARSA dans votre portefeuille. Charge à vous, si vous le souhaitez de le ventiler vers le bon référent d’étape dans votre structure
Mais attention : vous ne devez pas retirer le Secrétariat avant d’avoir affecté le référent d’étape.
Si vous retirez le Secrétariat avant qu’une personne de votre structure soit réellement affectée au dossier, il sortira de votre population, vous perdrez le dossier et… vous serez obligé de nous contacter pour qu’on vous le réaffecte !

Il faut aller dans Gestion > Collaborateurs > Cliquer sur le Secrétariat > Affectation > pensez à filtrer sur « comme référent d'étape » en haut à droite (le filtre est par défaut sur « comme référent de parcours ») : vous trouverez la liste des allocataires que l’on affecte à votre structure
Dans la fiche à télécharger ci-dessous, on vous explique en image, et on détaille également deux autres façons de trouver les allocataires que l'on vous affecte.

3 façons de chercher ses allocataires affectés

Coordination : il s’agit d’harmoniser les accompagnements dans un objectif d’insertion commun
Mises en relation : accompagner l’allocataire aux démarches par de la médiation (avec les différents partenaires, services, organismes)
Concertation : temps d’échanges en présence de l’allocataire et de partenaire(s) de parcours (C.RSA, RU, OC) pour résoudre une ou plusieurs problématiques précises

Certains d'entre vous nous ont demandé la liste des sujets à aborder lors d'un entretien avec un allocataire du RSA, vous la trouverez ci-dessous

Les sujets à aborder lors d’un entretien avec un allocataire du RSA

Dans la fiche à télécharger ci-dessous, on vous montre étape par étape comment saisir un entretien collectif pour plusieurs allocataires, en une seule fois
Suite à plusieurs alertes d’opérateurs, nous savons désormais que cette saisie groupée vous fait gagner du temps sur les dates des entretiens, les collaborateurs, etc. mais ne vous permet pas de renseigner l’étape et donc de raccrocher l’entretien à l’étape de cette façon. Nous avons demandé au prestataire, et aucune solution sur ce point ne peut être trouvée.
Après avoir saisi en masse les entretiens, vous devrez retourner dans les dossiers concernés pour raccrocher les entretiens nouvellement créés à leurs étapes. Nous continuons tout de même de conseiller d’utiliser cette méthode en cas d’entretiens groupés, parce qu’elle vous épargne au moins de ressaisir les autres informations dans chaque dossier.

La saisie groupée des allocataires en atelier collectif dans les entretiens

Entretiens, saisies des thèmes et confidentialité

Essentiels à saisir sous Viesion